سیستم سازی از کجا شروع کنم؟

در مقاله سیستم سازی از کجا شروع کنم قصد دارم گام اول و مهم ترین گام شروع سیستم سازی را بیان کنم.

اکیدا توصیه می کنم اگر به دنبال فهم کاربردی سیستم سازی و تفکر سیستمی هستید از خواندن این مقاله شروع کنید.

سیستم سازی را از کجا شروع کنم؟

اگر تا به حال بارها از خودتان پرسیده‌اید «سیستم سازی را از کجا شروع کنم؟» این مقاله دقیقاً برای شماست.

بسیاری از مدیران و صاحبان کسب‌وکار درگیر تعریف‌های تکراری می‌شوند، درحالی‌که اصل ماجرا، شروع سیستم‌سازی است.

 

لینک استفاده از سیستم سازی در کسب و کار

 

چرا شروع سیستم سازی سخت به نظر می‌رسد؟

اکثر مدیران فکر می‌کنند سیستم‌سازی فرآیندی پیچیده و پرهزینه است. در نتیجه یا اصلاً شروع نمی‌کنند، یا کار را آن‌قدر به تعویق می‌اندازند که هیچ تغییری در کسب‌وکارشان اتفاق نمی‌افتد.

اما حقیقت این است که شروع سیستم سازی ساده‌تر از چیزی است که تصور می‌کنید. کافی است یک بخش کوچک از زندگی یا کسب‌وکارتان را انتخاب کنید و نظم را در آن پیاده‌سازی کنید.

تفکر سیستمی چیست؟

تفکر سیستمی مجموعه ای از باورهاست که عینک شما را به انتخاب راه حل مناسب در رفع مشکلات کسب و کارتان تغییر می دهد.

به عبارت دیگر تفکر سیستمی پاشنه آشیل اجرایی شدن یک سیستم سازی اصولی در کسب و کارتان می باشد. تفکر سیستمی یعنی پذیرش نظم و توالی.

تفکر سیستمی یعنی باور به اینکه با سازماندهی کردن تک تک اجزا یک سیستم خود به خود نتایج تغییر می کند. تفکر سیستمی یعنی پذیرش این موضوع که همه

سیستم های کسب و کار می توانند با کمترین حضور فیزیکی رهبر و یا صاحب کسب و کار

به درستی و پویایی کار کنند همانطور که این جهان بدون هیچ تغییری همچنان می چرخد و می گردد و پابرجاست.

تفکر سیستمی یعنی می شود که با تغییر زاویه دیدتان به گام ها بزرگ تری در مسیر توسعه و تولید ثروت رسید.

تفکر سیستمی یعنی سازماندهی ذهن صاحب کسب و کار و تعمیم دادن همان تفکر به کل سیستم کسب و کار به گونه ای

که برای هر غریبه و تازه کاری قابل فهم و خوانا باشد.

بنابراین ساختن تفکر سیستمی پیش زمینه ای ضروری و مهم در ساختن یک سیستم سازی اصولی است.

که بارها به عنوان یک کوچ رهبری سیستم در کسب و کارها دیده ام که مدیران با کم اهمیت دانستن این پیش زمینه

نتوانسته اند کنترل حداکثری کسب و کارشان را به دست گیریند.

 

لینک استفاده از سیستم سازی کسب و کار

 

اولین گام در شروع سیستم سازی

به گفته سم کارپنتر، نویسنده کتاب سیستم‌سازی در کسب‌وکار: «سیستم سازی را باید از جسم خودمان شروع کنیم.»

این جمله یک اصل مهم است. اگر مدیری نتواند بر سلامتی جسمی و ذهنی خودش مسلط باشد، چگونه می‌تواند بر فرآیندهای پیچیده سازمانش کنترل داشته باشد؟

• آخرین بار کی آزمایش یا چکاپ کامل انجام داده‌اید؟

• آخرین بار که بی‌خوابی یا عصبانیت روی عملکردتان اثر گذاشت چه زمانی بود؟

سیستم سازی از خود شروع می‌شود. زمانی که جسم و ذهن شما در نظم باشند، می‌توانید این نظم را به کل سیستم کسب‌وکارتان تعمیم دهید.

نگرش صاحبان کسب و کارها در رابطه با ضرورت سیستم سازی

با توجه به سابقه فعالیتم در این سالها به عنوان کوچ رهبری سیستم و رصد  کردن مدیران و صاحبان کسب و کارها در اصناف مختلف نگرش مدیران را در استفاده از ضرورت سیستم سازی

بر چهار دسته تقسیم میکنم:

1. مدیران و صاحبان کسب و کارهایی که معتقدند کسب و کار امروز را می توان مانند گذشته اداره کرد و به هر گونه ابزار جدید مدیریتی نگاهی تجملی و غیر ضروری دارند.
2. مدیران و صاحبان کسب و کارهایی که اینقدر درگیر پر کردن چاله های کسب وکارشان هستند که از فرصت ها جدید توسعه ای برای خودشان و کسب و کارشان غافل مانده اند.
3. مدیران و صاحبان کسب و کارهایی که حرص و ولع به روز بودن دارند و از هر چیز نوینی که دیگران برای کسب و کارهایشان استفاده کنند و یا اسمش را بشنوند به سرعت استقبال می کنند تا مبادا عقب بیفتند. اما نه تنها که تلاش و صبرشان به تغییر کم است بلکه سیستم سازی را مانند غول چراغ جادویی می بینند که یک شبه همه چیز را با وردی تغییر می دهد.
4. و دسته آخر مدیران و صاحبان کسب و کارهایی پیشگام که خوب می دانند همه چیز با تغییر خودشان شروع می شود و آماده استفاده از سیستم سازی به صورت اصولی هستند.

البته در این میان عده ای از مدیران و صاحبان کسب و کارها نیز بعد از ورشکستگی تازه چشمانشان باز می شود و با سیستم سازی آشنا می شوند که عده کمی از آنها

آنقدر باورمند که بتوانند از نو شروع کنند لذا سیستم سازی برای اینان تنها از طریق جلسات کوچینگ رهبری امکان پذیر است. و من ایشان را در لیست نیاورده ام.

لینک استفاده از سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار از کجا شروع می‌شود؟

بعد از خودشناسی و نظم فردی، نوبت کسب‌وکار است. در سیستم سازی کسب‌وکار باید ابتدا زیرسیستم‌ها را شناسایی کنید:

• فرآیندهای مالی

• فرآیندهای فروش و بازاریابی

• منابع انسانی

• خدمات و پشتیبانی

به جای اینکه بخواهید همه بخش‌ها را یکجا تغییر دهید، یک فرآیند کوچک و تکرارشونده را انتخاب کنید. مثلاً نحوه پاسخگویی به مشتری یا مدیریت جلسات.

نمونه‌های عملی شروع سیستم سازی

• مدیریت جسم و ذهن: با داشتن برنامه خواب منظم یا ورزش روزانه، اولین سیستم شخصی‌تان را می‌سازید.

• مستندسازی یک فرآیند ساده: به‌جای اینکه کارمندان هر بار سلیقه‌ای عمل کنند، یک چک‌لیست یا دستورالعمل ساده برای یک کار روزانه بنویسید. همین کار کوچک، اولین گام عملی در سیستم‌سازی است.

سیستم سازی از کجا شروع کنیم ؟

در سیستم سازی بر این باوریم که موفقیت در پس کنترل حداکثری کسب و کار است و در کنترل حداکثری کسب و کار تک تک اجزا و زیرسییستم ها حائز اهمیت است.

به گفته سم کارپنتر نویسنده کتاب سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی را باید از جسم خودمان شروع کنیم. آغاز پروسه نظم بخشی و سیستم سازی، هیچ کجا مناسب تر از

جسم خودمان نیست. استراتژی سیستم سازی برای تجزیه و تحلیل و بهبود کارکرد جسمی تان می تواند بهترین نمونه از بالا به سیستم نگاه کردن باشد.

به گفته بالا خوب دقت کنید به عنوان یک صاحب کسب و کار در سیستم سازی باید به این قابلیت برسید که سیستم کسب وکارتان را از بالا رصد کنیدتا کنترل همه چیز را در دست بگیرد،

حال اگر مدیری باشید که در حفظ و نگهداری اولین سیستم زندگیتان با نام بدن و یا جسم فیزیکی و روحیتان

بی دقتید و یا هر بار به بهانه های مختلف از زیر توجه به آن فرار کرده اید، چگونه خواهید توانست بر سیستم کسب و کارتان مسلط شوید.

باور کنید که من به عنوان یک کوچ رهبری سیستم ساز این مسئله را به عینه در کسب و کارها ناموفق دیده ام.

صاحب کسب و کاری که آگاهی درستی از اوضاع فیزیکی و روحی خودش ندارد الگوی ذهنی درستی برای تسلط بر تک تک اجزا کسب وکارش نیز نخواهد داشت.

در کسب و کار چنین مدیرانی همیشه وقتها گم می شود و بسیاری از مشکلات از خطای غفلت و به موقع انجام ندادن کارها به وجود می آید.

به عنوان یک صاحب کسب وکار از این سوالها شروع کنید:

آخرین باری که آزمایش خون و چکاب کامل شده اید چه زمان بوده است؟

آخرین باری که عصبانی شده اید، فریاد زده اید، نخوابیده اید  و… چطور؟

تسلط و کنترل حاصل الگوهای ذهنی پایدار و اصولی است واین الگوهای ذهنی حاصل تغییر در نگرش و استمرار در اجرای آنها در تک تک زیرسیستم های زندگیتان می باشد نه فقط کسب و کار.

اشتباهات رایج در شروع سیستم سازی

بسیاری از مدیران در همان ابتدای راه دچار خطا می‌شوند:

• شروع همزمان در همه بخش‌ها و در نتیجه رها کردن کار وسط راه

• انتظار نتایج سریع و معجزه‌آسا (سیستم سازی یک شبه جواب نمی‌دهد)

• نادیده گرفتن تفکر سیستمی و ادامه دادن همان روش‌های سنتی

به یاد داشته باشید: سیستم سازی یک مسیر تدریجی است، نه یک پروژه کوتاه‌مدت.

اولین قدم را همین امروز بردارید. پاسخ به سؤال «سیستم سازی را از کجا شروع کنم؟» ساده است:

• از خودتان شروع کنید (جسم و ذهن)

• سپس یک فرآیند کوچک در کسب‌وکار را انتخاب کنید و آن را به شکل سیستمی مستندسازی کنید.

سیستم سازی ابزاری برای کنترل حداکثری کسب‌وکار و رشد پایدار است. اگر امروز شروع نکنید، فردا هم شرایط تغییر نخواهد کرد.