آنچه در این مطلب میخوانید
در این مقاله قصد دارم به زبان ساده توضیح دهم که سیستمسازی در کسبوکار چه فواید و نتایجی به همراه دارد و چرا هر مدیری باید آن را جدی بگیرد.
بسیاری از مدیران موفق امروزی باور دارند که راز رشد پایدار و ثروتآفرینی در هر کسبوکار، داشتن یک سیستم منسجم و هوشمند است.
سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
سیستمسازی در کسبوکار یعنی ایجاد روشی دقیق و منظم که در آن، تمام فرآیندهای سازمانی به شکلی هماهنگ، قابل تکرار و قابل اندازهگیری اجرا شوند.
به زبان سادهتر، سیستمسازی یعنی باور داشتن به اینکه هر کسبوکار از چندین زیرسیستم تشکیل شده است و عملکرد همین زیرسیستمهاست که نتایج نهایی کسبوکار را رقم میزند.
مدیرانی که به سیستمسازی اهمیت میدهند، به جای تمرکز بر نتایج، روی اصلاح و بهبود فرآیندها کار میکنند؛
چرا که میدانند اگر فرآیند درست باشد، نتیجه هم دیر یا زود درست خواهد شد.
اما در مقابل، هنوز مدیرانی وجود دارند که تعریف درستی از سیستمسازی ندارند و تصور میکنند سیستمسازی یعنی صرفاً مکانیزه کردن کسبوکار یا استفاده از نرمافزارهای مدیریتی.
در حالی که مکانیزهکردن فقط بخشی از سیستمسازی است، نه تمام آن.
پیش از مکانیزهسازی، باید زیرسیستمها، فرآیندها و نقاط ضعف موجود در کسبوکار بهدرستی شناسایی و اصلاح شوند.
بنابراین اگر از آن دسته مدیرانی هستید که فکر میکنید سیستمسازی مانند غول چراغ جادو است و قرار است در یک لحظه تمام مشکلات کسبوکارتان را حل کند،
باید بگویم که در اشتباهید. تا زمانی که تفکر سیستمی در سازمان شما ایجاد نشود، هیچ نرمافزاری یا ابزار مدیریتی نمیتواند معجزه کند.
برای درک بهتر این مفهوم، پیشنهاد میکنم مقالهی «سیستم سازی به زبان ساده» را هم بخوانید تا با اصول پایهای آن بیشتر آشنا شوید.
سیستم سازی چگونه کسب و کار شما را در بحرانها نجات می دهد؟
یکی از مهمترین نتایج و مزایای سیستمسازی در کسبوکار، توانایی آن در مدیریت و عبور از بحرانها است.
در واقع، سیستمسازی در زمان بحران مانند یک ناجی عمل میکند و کمک میکند کسبوکار شما در شرایط سخت، همچنان پایدار و قابل کنترل باقی بماند.
همانطور که در بخش قبل اشاره شد، سیستمسازی قبل از مکانیزهکردن فرآیندها، به شناخت دقیق زیرسیستمها و ارتباط بین آنها مربوط است.
به تجربه ثابت شده که هرچه زمان بیشتری برای شناسایی، تحلیل و مستندسازی زیرسیستمها صرف شود،
در نهایت نقشهای جامع و دقیق از کل کسبوکار در اختیار مدیر قرار میگیرد.
هرچه این نقشه واضحتر باشد، تشخیص مشکلات و عارضهها در زمان بحران سریعتر انجام میشود.
به بیان دیگر، سیستمسازی مثل طراحی یک نقشهی کامل از ساختمان کسبوکار است؛
وقتی در بحران قرار میگیرید، دقیق میدانید که اشکال از کجا آمده و چطور باید آن را برطرف کنید.
برای درک بهتر، تصور کنید گروهی از دزدان حرفهای قصد سرقت از موزهای پر از جواهرات را دارند.
آنها روزها و هفتهها صرف طراحی نقشهی موزه میکنند تا در زمان حادثه یا خطر، بدانند چطور سریعترین و امنترین مسیر خروج را پیدا کنند.
سیستمسازی در کسبوکار نیز دقیقاً همین نقش را دارد:
هرچه شناخت شما از ساختار درونی کسبوکار بیشتر باشد، در بحرانها واکنش سریعتر، تصمیمات دقیقتر و کنترل بیشتری خواهید داشت.
سیستم سازی چگونه کسب و کار شما را ثروتمند می سازد؟
از آنجا که در این مقاله قصد دارم به زبان ساده دربارهی مزایا و نتایج سیستمسازی در کسبوکارها صحبت کنم،
بهجرأت میتوانم بگویم واژهی “ثروت” بهترین توصیف برای نتیجهی نهایی سیستمسازی است.
در تجربهی کاری من به عنوان یک کوچ رهبری سیستم، همیشه دیدهام که هدف اصلی اکثر مدیران، موفقیت و دستیابی به ثروت پایدار است.
بیشتر مدیران کسبوکار خود را با رؤیای موفقیت و درآمد بالا آغاز میکنند
و همین هدف است که در برابر ناملایمات، انگیزهی ادامهی مسیر را در آنها زنده نگه میدارد.
واقعیت این است که بسیاری از مدیران برای رسیدن به ثروت بیشتر، به سراغ سیستمسازی میروند.
چون سیستمسازی کمک میکند تا هزینهها کنترل شود، بهرهوری افزایش یابد و بازدهی تیم و سازمان به حداکثر برسد.
حتی سم کارپنتر، نویسندهی معروف کتاب Work the System (سیستمسازی در کسبوکار)، نمونهی بارزی از همین موضوع است.
او پس از ۱۵ سال تجربهی شکست و پسرفت، توانست با اجرای اصول سیستمسازی،
کسبوکارش را به یکی از موفقترین و ثروتمندترین شرکتها در حوزهی خود در آمریکا تبدیل کند.
انگیزهی اصلی او از این کار نیز چیزی جز ثبات، موفقیت و ثروت پایدار نبود.
سیستمسازی کسبوکار شما را ثروتمند میکند، زیرا از همان ابتدا به دنبال متعادلسازی ورودیها و خروجیهاست.
در یک سیستم سالم، انرژی، منابع و سرمایهای که وارد سازمان میکنید، به نتایج قابل اندازهگیری و سودآور تبدیل میشود.
به زبان ساده، تعادل بین تلاش، زمان، هزینه و نتیجه برقرار میشود.
و مگر ثروت واقعی چیزی جز این است که آنچه سرمایهگذاری میکنید (پول، زمان یا انرژی)، چند برابر به شما بازگردد؟
وقتی ساختار سیستمسازی بهدرستی پیاده شود، هر واحد هزینهای که صرف میکنید، ارزش افزودهای برای کسبوکارتان ایجاد خواهد کرد.
بنابراین، سیستمسازی نه تنها مسیر موفقیت را کوتاهتر میکند، بلکه آن را پایدار و تکرارپذیر میسازد.
چرا که ثروت واقعی از ثبات، نظم و تکرار فرآیندهای مؤثر به وجود میآید.
چگونه سیستم سازی زمان بیشتری برای مدیران می سازد؟
همانطور که در مقدمهی مقاله اشاره کردم، هدف از نگارش این مطلب بیان مزایا و نتایج واقعی سیستمسازی در کسبوکارها به زبانی ساده و کاربردی است.
یکی از مهمترین این مزایا، آزادسازی زمان برای مدیران است؛
چیزی که شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما در واقع ارزشمندترین دستاورد سیستمسازی محسوب میشود.
به عنوان یک کوچ رهبری سیستم بارها در کسبوکارهای مختلف دیدهام که مدیران هوشمند و باانگیزه، درگیر حجم زیادی از کارهای روزمره و پراکندهاند.
مدیرانی که از یک چالش رها میشوند و بلافاصله در چالهی دیگری فرو میروند.
افرادی که برای پیشرفت، از جنبههای شخصی و خانوادگی زندگی خود میزنند و تمام توانشان را صرف کار میکنند،
اما در نهایت نتایج بهدستآمده رضایتبخش نیست.
واقعیت این است که بسیاری از مدیران وقت زندگی کردن ندارند.
در ظاهر در جمع حضور دارند، اما ذهنشان مدام درگیر مسائل کاری است.
حتی گاهی توقعات خانواده و نزدیکانشان را هم نمیتوانند برآورده کنند چون انرژی و تمرکزشان کاملاً صرف مدیریت بحرانهای کسبوکار شده است.
به همین دلیل، یکی از اصلیترین مأموریتهای من در کوچینگ مدیران، بازیابی هوشمندی و آرامش ذهنی آنها از طریق سیستمسازی است.
زیرا وقتی کسبوکار بر پایهی سیستمهای مشخص و تکرارپذیر اداره شود، دیگر نیازی نیست مدیر در تمام جزئیات دخالت کند.
زمان، طلای ناب برای مدیران است.
و سیستمسازی همان ابزاری است که میتواند این طلا را دوباره به آنها بازگرداند.
در ابتدا شاید طراحی و پیادهسازی سیستمها زمانبر به نظر برسد،
اما اگر صبور باشید و مرحلهبهمرحله جلو بروید، تمام زمانی که امروز صرف ساخت سیستم میکنید، در آینده چند برابر به شما بازمیگردد.
شعار اصلی سیستمسازی این است:
«امروز برای سیستمتان کار کنید تا فردا سیستمتان برای شما کار کند.»
سیستم سازی چگونه اعتبار مدیران را افزایش میدهد ؟
اگر مدیر باشید، خوب میدانید که اعتبار و آبرو در دنیای کسبوکار چقدر حیاتی است.
در بسیاری از موارد، مدیران برای حفظ اعتبار خود در بازار، بهای سنگینی پرداخت میکنند — چه از نظر مالی و چه از نظر روانی.
اما نکتهی مهم اینجاست که میان میزان تلاش و هزینهای که برای حفظ اعتبار صرف میشود با نتیجهی نهایی، همیشه تعادل وجود ندارد.
بسیاری از مدیران هنوز از روشهای سنتی و تکراری برای حفظ اعتبار استفاده میکنند،
در حالی که این روشها معمولاً با حاشیههای غیرضروری و تصمیمهای هیجانی همراه است.
در تجربهی من به عنوان یک کوچ رهبری سیستم، یکی از مشکلات رایج در میان مدیران این است
که نسخهی مشخص و درستی برای حفظ یا بازسازی اعتبار خود ندارند و اغلب تنها با تقلید از دیگران پیش میروند.
در حالی که در سیستمسازی، اعتبار سازمانی و شخصی مدیر بهصورت ساختاریافته و هدفمند شکل میگیرد.
زیرا در این رویکرد، ابتدا اهداف راهبردی کسبوکار مشخص میشوند و سپس بر اساس آنها، اصول اجرایی و خطمشیهای دقیق طراحی میگردند.
وقتی این اصول در جای خود قرار بگیرند، مسیر حفظ و افزایش اعتبار نیز شفاف و قابل اندازهگیری میشود.
سیستمسازی باعث میشود کنترل مدیر بر عملکرد، ارتباطات و حتی حواشی سازمان بیشتر شود.
هرچه این کنترل و ثبات ذهنی بیشتر باشد، قدرت تصمیمگیری و اعتماد دیگران به مدیر نیز افزایش مییابد.
در نتیجه، اعتبار او در بازار و در میان همکاران بهصورت طبیعی و پایدار رشد میکند.
و مگر غیر از این است که ثبات، نظم و کنترل نشانهی واقعی اعتبار مدیریتی هستند؟
وقتی مدیر بتواند با آرامش و منطق، سازمان خود را هدایت کند،
هم تیم داخلی به او اعتماد میکند و هم مشتریان و شرکای تجاری.
بنابراین، سیستمسازی نه تنها باعث نظم و کارآمدی در سازمان میشود، بلکه بهصورت مستقیم بر اعتبار، وجهه و برند شخصی مدیر تأثیر میگذارد.
مدیری که سیستم دارد، قابل اعتماد، منظم و پیشبینیپذیر به نظر میرسد — و همین، بزرگترین سرمایهی او در مسیر رهبری است.
آنچه در این مطلب میخوانید
آخرین مطالب
اپیزود ۱۵ پادکست شکوفان
اپیزود ۱۴ پادکست «شکوفان»
اپیزود ۱۳ پادکست «شکوفان»
پادکست شکوفان
