بازخورد منفی در مدیریت تیم: چگونه مدیران حرفه‌ای آن را به ابزار رشد تبدیل می‌کنند؟

در دنیای سریع و پرتغییر کسب‌وکار، مدیران موفق می‌دانند که فقط توانایی حل بحران‌ها کافی نیست؛

بلکه باید توانایی مدیریت تیم و ارتقای عملکرد افراد را داشته باشند. یکی از مهم‌ترین ابزارها در این مسیر، بازخورد منفی است

ابزاری که اغلب نادیده گرفته می‌شود یا با مقاومت مواجه می‌شود. اما پژوهش‌ها نشان می‌دهند که تیم‌هایی که مدیران‌شان به‌صورت سیستماتیک و فعال «درخواست بازخورد منفی» می‌کنند،

عملکردشان به‌طور چشمگیری بالاتر می‌رود. در این مقاله قصد داریم به زبان ساده و کاربردی بررسی کنیم:

چرا بازخورد منفی برای رهبران مهم است، چه موانعی بر سر راه آن وجود دارد،

چگونه می‌توان «مدیریت بازخورد» را به یک فرهنگ تیمی تبدیل کرد و در نهایت چه تأثیری بر «توسعه فردی مدیران» دارد.

بازخورد منفی از دید علم مدیریت

تحقیقی از Harvard Business School نشان داده است که افراد تمایل بیشتری برای دریافت بازخورد دارند تا آنچه ارائه‌دهندگان بازخورد تصور می‌کنند؛

یعنی «ما فکر می‌کنیم بازخورد منفی برای دیگران مشکل است»، حال آنکه دیگران آن را به‌عنوان فرصتی برای یادگیری می‌دانند.

همچنین، مطالعات دیگری نشان داده‌اند که وقتی بازخورد به درستی مدیریت نشود، ممکن است تأثیر مثبت نداشته باشد و حتی «رهبران همدل» هنگام دادن بازخورد منفی دچار افت اثربخشی شوند.

با این داده‌ها روشن می‌شود که «بازخورد منفی» تنها یک فرآیند ساده نیست،

بلکه بخشی از مسیری است که اگر درست طراحی شود، می‌تواند عامل رشد باشد؛ و اگر نادیده گرفته شود، می‌تواند منجر به کاهش اعتماد، انسجام تیمی و بهره‌وری شود.

چرا مدیران از بازخورد منفی فرار می‌کنند؟

بسیاری از مدیران وقتی پای «وقتی به من بازخورد منفی داده شود» پیش می‌آید، دچار یک واکنش روانی می‌شوند:

احساس حمله، ترس از قضاوت، و کاهش اعتماد به نفس. در نتیجه، بازخورد را به‌عنوان حمله‌ای شخصی می‌بینند نه فرصتی برای رشد. این دیدگاه باعث می‌شود:

• مدیر دفاعی شود و بلافاصله واکنش نشان دهد؛

• از پرسیدن سؤال‌های کلیدی مثل «چه کاری بهتر می‌توانم انجام دهم؟» خودداری کند؛

• برنامه‌ای برای «مدیریت بازخورد» نداشته باشد و روند بازخورد به حالت ضعف یا آشفتگی درآید.
  از سوی دیگر، تیم نیز وقتی احساس کند بازخورد فقط برای سرزنش یا کنترل استفاده می‌شود، اعتمادش از بین می‌رود و ترجیح می‌دهد سکوت کند.
  مطالعه HBS نشان داد که بسیاری از کارکنان تمایل به بازخورد دارند اما بازخورد دریافت نمی‌کنند.
  بنابراین یکی از موانع اصلی «فرهنگ بازخورد» در سازمان‌ها، ترس مدیران از بازخورد منفی و نداشتن ساختاری برای دریافت آن است.

 

لینک استفاده از سیستم سازی در کسب و کارها

بازخورد منفی؛ ابزاری برای رشد رهبران

اگر مدیر تصمیم بگیرد بازخورد منفی را نه تهدید بلکه فرصت ببیند، مسیر متفاوتی در پیش خواهد گرفت:

• اولاً، او بازخورد را به‌عنوان «هدیه رشد» می‌پذیرد و خود را برای شنیدن آماده می‌کند.

• ثانیاً، وقتی بازخورد داده می‌شود، از پاسخ دفاعی خودداری می‌کند و پرسش می‌پرسد: «می‌توانی مثالی بزنی؟» این سؤال باعث می‌شود بازخورد واقعاً کاربردی و ملموس شود.

• ثالثاً، او می‌آموزد که یادگیری را از احساس جدا کند؛ یعنی احساس بد از شنیدن بازخورد را تجربه می‌کند اما نمی‌گذارد آن احساس، فرآیند یادگیری را مختل کند.
  این رویکرد نه تنها سطح رهبری مدیر را ارتقاء می‌دهد بلکه فرهنگ بازخورد مؤثر را در تیم شکل می‌دهد؛
  تیمی که در آن اعضا فعالانه دیدگاه می‌دهند، اشتباهات را پنهان نمی‌کنند و رشد شخصی و تیمی همراه هم پیش می‌رود.

 

منصوره مشیریان | کوچ رهبری سیستم

چطور بازخورد منفی را به درستی دریافت کنیم؟

برای اینکه مدیر یا عضو تیم بازخورد منفی را به درستی دریافت کند، چند گام کلیدی وجود دارد که می‌تواند به «مدیریت بازخورد» کمک کند:

• گوش بده، نه دفاع کن: پیش از هر واکنش، فقط به صحبت‌های طرف مقابل گوش کن. این کار اعتماد ایجاد می‌کند.

• سؤال بپرس، نه توضیح بده: به جای توضیح‌دادن یا توجیه‌کردن، بپرس: «می‌تونی کمی بیشتر توضیح بدی؟» یا «چه چیزی می‌تونم متفاوت انجام بدم؟»

• جدا کن: «احساس» از «یادگیری»: ممکن است بازخورد احساس ناخوشایندی به همراه آورد؛ اما تمرکز روی آنچه که می‌شود یاد گرفت، مسیر تحول را هموار می‌کند.

• بازخورد را مکتوب کن و رویش فکر کن: وقتی بازخورد را نوشتید، یک برنامه اقدام تهیه کنید:
  «در ۳۰ روز آینده این سه کار را انجام می‌دهم…». این باعث می‌شود بازخورد به عمل تبدیل شود.
  مطالعه‌ای در HBR نشان داده است که بازخورد اگر همراه با برنامه‌ای عملی و پیگیری نباشد، به بهبود منجر نمی‌شود و ممکن است عملکرد را تثبیت نکند

 

لینک استفاده از سیستم سازی در کسب و کارها

ساخت فرهنگ بازخورد در تیم

وقتی یک مدیر می‌خواهد «مدیریت بازخورد» را به جزئی از فرهنگ سازمانی تبدیل کند،

نیاز دارد که ساختارهایی ایجاد کند تا بازخورد مداوم شود و اعضای تیم بدانند که صدایشان شنیده می‌شود. یکی از پیشنهادات کاربردی این است که:

«یک جلسه ماهانه بگذارید و از تیم بپرسید: ‹یک کاری که اگر من کمتر انجام بدهم، کار شما راحت‌تر می‌شود چیست؟›»
این سؤال ساده می‌تواند اعتماد را بالا برده، ایده‌ها روان‌تر شود و رشد واقعی آغاز گردد.
با تکرار چنین جلساتی، تیم یاد می‌گیرد که بازخورد نه تهدید بلکه فرصت است.
همچنین، مدیر با دریافت بازخورد، نشان می‌دهد که او هم در مسیر رشد است و این خود موجب افزایش اعتماد تیم به رهبری می‌شود.
علاوه بر این، می‌توان استانداردهایی وضع کرد مانند:

• تعیین زمانی ثابت برای بازخورد

• استفاده از قالب بازخورد ساختاریافته (مثلاً «چه کاری کم‌تر باید بکنم؟ چه کاری بیشتر؟»)

• تشویق به اشتراک‌گذاری بازخورد در محیط امن

• پیگیری و گزارش نتایج بازخورد در هر دوره

کوچینگ رهبری و نقش آن در پذیرش بازخورد

تغییر واقعی زمانی رخ می‌دهد که مدیر به‌عنوان یک رهبر با ذهن باز، آماده مدیریت بازخورد شود — و این‌جاست که کوچینگ رهبری وارد می‌شود.
کوچینگ به مدیر کمک می‌کند تا:

• از حالت دفاعی خارج شود و سبک رهبری خود را بازبینی کند؛

• مهارت‌های «شنیدن فعال»، «پرسش هوشمندانه» و «استفاده از بازخورد برای تحول» را توسعه دهد؛

• ساختاری برای «مدیریت بازخورد» در سازمان طراحی کند تا بازخورد به فرهنگ تبدیل شود، نه فقط یک رویداد تک‌باره.
  در نتیجه، مدیرانی که تحت فرآیند کوچینگ قرار می‌گیرند،
  می‌توانند بازخورد منفی را تبدیل به مزیت استراتژیک کنند؛ مزیتی که در رقابت، رشد و توسعه فردی مدیران و تیم‌هایشان تفاوت ایجاد می‌کند.

 

جمع‌بندی

بازخورد منفی، همان‌گونه که اغلب تصور می‌شود، یک تهدید نیست؛ بلکه یک فرصت قدرتمند برای رشد مدیران، تیم‌ها و سازمان‌هاست.

اگر یک مدیر یاد بگیرد که بازخورد را بطور فعال بخواهد، آن را از حالت دفاعی خارج کند، تیم را در فرآیند مشارکت دهد و بازخورد را به راهکاری مستمر تبدیل کند،

آن‌گاه مدیریت بازخورد تبدیل به یکی از ابزارهای کلیدی «توسعه فردی مدیران» خواهد شد.
یادمان باشد:

«نه بازخورد، بلکه واکنش ما به بازخوردست که مسیر رهبری را مشخص می‌کند.»
برای شما به‌عنوان مدیر، سؤال این نیست که آیا بازخورد منفی خواهید گرفت،
بلکه این است که چگونه آن را دریافت خواهید کرد، چه کاری با آن خواهید کرد و چقدر از آن برای رشد استفاده خواهید کرد.