سیستم سازی و شرکت های ساختمانی

در دنیای امروز، شرکت‌های ساختمانی با چالش‌های متعددی روبرو هستند که اغلب ناشی از عدم هماهنگی و سیستماتیک نبودن فرآیندهاست.

بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارها به دنبال راهکارهایی برای افزایش کارایی، کاهش وابستگی به حضور مدیران و تسریع در انجام پروژه‌ها هستند.

در این مقاله، به بررسی سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی و مشکلات رایجی که مدیران با آن مواجه‌اند، می‌پردازم.

همچنین، تجربیات و راهکارهایی که در مسیر سیستم سازی کسب کرده‌ام را با شما به اشتراک می‌گذارم تا مسیر ایجاد نظم و یکپارچگی در زیرسیستم‌های شرکت‌ها هموارتر شود.

با خواندن این مقاله، خواهید دانست که چگونه سیستم سازی می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در افزایش بهره‌وری و کاهش وابستگی به مدیران ایفا کند و چرا کوچینگ رهبری به عنوان یک ابزار کلیدی در تسریع این فرآیند ضروری است.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی یعنی ایجاد هماهنگی و نظم میان زیر سیستم‌های موجود.

سیستم سازی یعنی شناخت هدف اصلی و بررسی سیستم موجود در جهت پیاده‌سازی و پیشبرد هدف اصلی.

به زبان ساده، سیستم سازی یعنی برای پیاده‌سازی هدف اصلی کسب و کارتان، فرآیندهای مکانیکی طراحی و در دنیای واقعی پیاده‌سازی کنید.

بنابراین، سیستم سازی یک روش کاربردی است برای ایجاد نظم، یکپارچگی در زیر سیستم‌ها به هدف کاهش وابستگی کسب و کار به حضور مدیران و تناسب میان ورودی‌ها و خروجی‌ها.

سیستم سازی کسب و کار

تأثیر کوچینگ رهبری بر تسریع سیستم‌سازی در شرکت‌های ساختمانی

در بسیاری از شرکت‌های ساختمانی، حتی زمانی که مدیران به ضرورت سیستم‌سازی پی برده‌اند، فشار زمانی و مقاومت رفتاری، مانع اجرای سریع آن می‌شوند.

اینجاست که کوچینگ رهبری به‌عنوان شتاب‌دهنده وارد می‌شود: با بازتعریف ذهنیت مدیر، تمرکز بر اولویت‌ها و ایجاد تعهد عملی، مسیر سیستم‌سازی کوتاه‌تر شده و اجرای فرایندها با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود.

اولین گام در سیستم سازی شرکت های ساختمانی چیست؟

بعضی بر این باورند که اولین گام سیستم سازی، بررسی فرایندها و روش‌های اجرایی درون کسب و کارهاست.

اغلب مدیران شرکت‌های ساختمانی جویای سیستم سازی و حتی درخواست‌دهنده سیستم سازی، انتظارشان این است که سیستم سازها در همان ابتدا وارد سیستم فعلی کسب و کارشان شوند و عارضه‌ها را بیابند.

در حالی که تجربه بارها به من ثابت کرده است که بررسی فرایندها و روش‌های اجرایی در کسب و کارها قبل از هم‌تعریف شدن مدیر و سیستم ساز از موضوع سیستم سازی کاری بیهوده است.

لذا گام اول در سیستم سازی، پرسیدن این سوال است که در ذهن شما سیستم سازی چه تعریفی دارد؟ یا بهتر بگویم از سیستم سازی دنبال چه هستید؟

شاید به نظرتان پرسیدن این سوال در همان ابتدای مقاله احمقانه به نظر بیاید اما باور کنید که سیستم سازهای متعددی را می‌شناسم که بزرگترین مشکلشان در موضوع سیستم سازی، تعریف نبودن آن با مدیران در مفهوم کلمه سیستم سازی است.

لذا به عنوان یک کوچ سیستم ساز، به عنوان گام اول سیستم سازی از طرف مقابلم (مدیر شرکت ساختمانی) می‌پرسم: از سیستم سازی چه می‌خواهد؟

سیستم سازی کسب و کار

سنگ بنای سیستم سازی در شرکت های ساختمانی چیست؟

از آنجا که شرکت‌های ساختمانی با حجم زیادی از گردش پول و سرمایه رو به رو هستند، لذا نبض شرکت‌های ساختمانی با نبض تصمیمات سیاسی و اقتصادی هم‌نواست.

به همین دلیل در شرکت‌های ساختمانی نمی‌توان با توجه به تولید شرکت، هدف مدیر یا هیئت مدیره را تشخیص داد.

اگرچه تغییر هدف در اغلب شرکت‌ها معمول است، اما در شرکت‌های ساختمانی شایع‌تر است. سنگ بنای سیستم سازی که اغلب مواقع سیستم سازها فراموش می‌کنند، شناخت هدف اصلی کسب و کار است.

اینکه مدیر و صاحب کسب و کار چه هدفی برای کسب و کارش دارند یا دنبال می‌کنند، بسیار مهم است.

به عنوان یک کوچ سیستم ساز، بارها در شرکت‌های ساختمانی با فرایندها و روش‌های اجرایی ناموثر رو به رو شده‌ام که متناسب با هدف فعلی شرکت نبوده و صرفاً به دلیل تکرار در پروژه‌های قبلی همچنان از آنها استفاده می‌شود.

لذا سنگ بنای سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی، کشف هدف اصلی و فعلی کسب و کار است.

گاهی فاصله میان هدف اصلی و هدف فعلی شرکت‌های ساختمانی آنقدر زیاد است که کشف آن حتی برای خود مدیران و هیئت مدیره نیز حائز اهمیت می‌شود.

خلاصه، خشت اول سیستم سازی بر هدف اصلی کسب و کار استوار است.

سیستم سازی کسب و کار

بزرگترین انتظارهای مدیران شرکت های ساختمانی از سیستم سازها چیست؟

شاید بهتر است بگویم چه چیزهایی باعث می‌شود که مدیران شرکت‌های ساختمانی به فکر سیستم سازی بیافتند؟

در اغلب مواقع، پس از گفت‌وگوی اولیه با مدیران شرکت‌های ساختمانی درمی‌یابید که:

• اولا اغلبشان طعم دزدی در کارگاه‌هایشان را چشیده‌اند

• ثانیا با وابستگی کسب و کار به حضور خودشان و ناتوانی نیروی کار در راهبری پروژه‌ها رو به رو هستند.

یعنی ذهن مدیران شرکت‌های ساختمانی از طرفی درگیر قیمت دلار و مناسبات سیاسی و از طرف دیگر تعاملات با نیروی کاری است که هر روز با حضور نسل Z سخت‌تر می‌شود و بعضاً با مشکل فروش واحدها نیز روبرو هستند.

بنابراین، در شرکت‌های ساختمانی با مدیرانی روبرو هستید که ذهنشان پاره‌پاره است و انتظار دارند که شما به عنوان سیستم ساز به همه موارد بالا سر و سامان دهید.

سیستم سازی کسب و کار

سختی کار سیستم سازی در شرکت های ساختمانی چیست؟

تجربه من به عنوان کوچی که سال‌ها در خدمت مدیران بوده‌ام و البته سیستم ساز که در شرکت‌های مختلف فعالیت کرده‌ام، سختی کار را در شرکت‌های ساختمانی:

• اولا در فضای پر استرس صنعت ساختمان و

• دوما در تنوع نیروی کار در این حوزه می‌دانم.

تصور کنید که وارد فضای کاری می‌شوید که ذهن مدیرش از طرفی متاثر از مناسبات سیاسی و اقتصادی است و از طرف دیگر متاثر از تعاملات روزانه با تنوع نیروی کار است.

در پروژه‌های ساختمانی با مجموعه‌ای از افراد از مدیرعامل، مدیر پروژه و ناظر گرفته تا کارگر و نگهبان افغان و ایرانی سر و کار دارید.

از همین روی سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی کاری انرژی‌بر است، زیرا:

• از طرفی با مدیر سرکار دارید که حجم تماس‌هایش در روز آنقدر بالاست که فرصت گفتگو با او به ندرت فراهم می‌شود،

• از طرف دیگر، پیدا کردن فرایندها و اصول اجرایی در میان این حجم از تنوع نیروی کار تحصیل‌کرده و تحصیل‌نکرده کاری دشوار است.

سیستم سازی کسب و کار

بزرگترین مشکل سیستم سازی در شرکت های ساختمانی چیست؟

همانطور که در بخش‌های قبل متذکر شدم، سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی کار دشواریست و این دشواری زمانی برطرف می‌شود که مدیر و یا مدیران شرکت با شما به عنوان سیستم ساز:

• اولا همکاری لازم را داشته باشند،

• ثانیا از نظر ذهنی آماده فرایندچینی و واگذاری کارها به دیگران باشند.

به تجربه بارها در شرکت‌های ساختمانی با مدیرانی رو به رو شده‌ام که به دلیل کنترل‌گری و عجله، بهای زمانی لازم برای سیستم سازی را پرداخت نکرده‌اند.

مدیران کنترل‌گر در ظاهر به دنبال مستقل‌سازی کسب و کارشان از حضور خودشان هستند، اما واقعیت این است که در نهان محتاج همان امر و نهی‌ها و خودنمایی‌های سر پروژه هستند.

لذا به نظر من، به عنوان یک کوچ و سیستم ساز که سال‌هاست در کنار مدیران هستم، بزرگترین مشکل سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی ذهنیت غیر سیستماتیک مدیران می‌دانم.

سیستم سازی کسب و کار

راه حل درمان مشکل سیستم سازی در شرکت های ساختمانی

از نظر من، قبل از هر سیستم سازی در شرکت‌های ساختمانی باید ذهنیت سیستماتیک را در مدیران شرکت‌های ساختمانی به وجود آورد.

تنها راه حل موثری که من برای رفع مشکل سیستم سازی شرکت‌های ساختمانی می‌شناسم، برگزاری جلسات کوچینگ رهبری برای مدیرعامل و یا هیئت مدیره است.

زیرا در جلسات کوچینگ رهبری، ذهنیت شفاف‌تر و هدفمندتری برای ادامه همکاری شکل می‌گیرد؛ به گونه‌ای که هر دو طرف (مدیر و سیستم ساز) به تفاهم‌ها و تعهدهای مشترک دست می‌یابند.

لذا در پکیج‌های سیستم سازی که من هدایت آنها را به عهده دارم، جلسات کوچینگ رهبری موثری تعبیه شده است و حقیقتاً محال است با مدیرانی که در دسترس نیستند و زمان کافی برای گفتگو ندارند ادامه همکاری دهم.