اصول سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار از خروجی‌های ارزشمند جلسات کوچینگ رهبری سیستم است. به عنوان یک کوچ که سال‌ها در خدمت مدیران و کسب‌وکارهایشان بوده‌ام،

در مقاله اصول سیستم سازی کسب و کار به موضوع سیستم سازی و عوامل شکست سیستم سازی می‌پردازم.

بنابراین در مقاله اصول سیستم سازی کسب و کار فارغ از بررسی علمی سیستم‌سازی، به نکات کاربردی پرداخته‌ام که بارها به صورت تجربی در کسب‌وکارها شاهد آنها بوده‌ام.

سیستم‌سازی یکی از پایه‌های اصلی رشد پایدار هر کسب‌وکار است و بدون آن، مدیریت و توسعه سازمان به‌سختی انجام می‌شود

 

لینک جلسات کوچینگ رهبری سیستم

 

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی روشی کاربردی در نتیجه استفاده از تفکر سیستمی است. سیستم سازی به دنبال ساده‌سازی الگوهای اجرایی در کسب و کارهاست.

در تفکر سیستمی هر موجودیتی که در طول زمان تغییر کند یک سیستم معرفی می‌شود. سیستم‌ها می‌توانند مانند انسان جاندار و مانند پرونده‌های بایگانی کسب‌وکار بی‌جان باشند.

سیستم‌ها مانند یک تسبیح از دانه‌های مختلفی تشکیل یافته‌اند که به آنها زیرسیستم می‌گویند.

بنابراین وقتی صحبت از سیستم سازی در کسب و کار به میان می‌آید، پای نگاهی همه‌جانبه به زیرسیستم‌ها مطرح است.

نگاهی تازه و همه‌جانبه به تمامی زیر سیستم‌های کسب و کار از جمله فرایندهای اجرایی، شیوه‌های عملکرد، دستورالعمل‌ها، قوانین، روابط انسانی، فرهنگ عمومی سازمان، شخصیت‌ها، تفکرات مدیر و … در سیستم سازی حائز اهمیت است.

در تفکر سیستمی، کسب و کار شما یک سیستم به حساب می‌آید که برای بقای این سیستم و رشد آن ناگزیر نیاز به روش‌های اجرایی تفکر سیستمی یعنی سیستم سازی دارید.

بنابراین سیستم سازی کسب و کار راه‌حلی کاربردی برای کنترل تمامی زیرسیستم‌های کسب و کار به صورت بهینه ارائه می‌دهد.

بدون سیستم‌سازی، هیچ کسب‌وکاری—حتی کوچک‌ترین کسب‌وکار خانگی—نمی‌تواند به شکل پایدار رشد کند یا در رقابت باقی بماند.

 

سیستم سازی مناسب چه کسب و کارهایی است؟

شاید قبل از این که به سوال بالا یعنی سیستم سازی مناسب چه کسب و کارهایی است بپردازیم، بهتر باشد ابتدا کسب و کار و ابعاد آن را تعریف کنیم.

کسب و کار که به زبان انگلیسی همان بیزنس (Business) ترجمه می‌شود، به فعالیت‌های مشخصی در جهت تولید کالا و یا ارائه خدمات گفته می‌شود که بهایی را در بر می‌گیرد.

به عبارتی دیگر می‌توان گفت کسب‌وکارها باعث چرخاندن چرخ اقتصاد کشور می‌شوند. کسب و کارها را به گونه‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌کنند.

از انواع تقسیم‌بندی کسب و کارها می‌توان به کسب و کارهای دولتی و یا خصوصی اشاره کرد و یا کسب و کارهای تولیدی و یا خدماتی و …

حال وقتی می‌گوییم سیستم سازی مناسب چه کسب و کارهایی است …

هر نوع کسب‌وکار، چه کوچک و چه بزرگ، در صورت نداشتن سیستم‌سازی با چالش‌هایی مثل اتلاف زمان، هزینه و نیروی انسانی مواجه خواهد شد.

 

لینک جلسات کوچینگ رهبری سیستم

 

 سیستم سازی مناسب چه نوع از کسب و کارهاست؟

از آنجا که سیستم سازی راه‌حلی کاربردی در جهت افزایش بهره‌وری و کاهش هدررفت پتانسیل‌های کسب و کار است،

بنابراین نمی‌توان سیستم سازی را مربوط به فقط کسب و کارهای بزرگ و یا دولتی دانست.

همه کسب و کارها از یک تولیدی خانگی گرفته تا یک شرکت هلدینگ بین‌المللی همگی گردش پول ایجاد می‌کنند.

بنابراین به عنوان کسی که سال‌ها در کنار مدیران به سیستم سازی کسب و کار آنها پرداخته‌ام می‌گویم:

سیستم سازی کسب و کار یک راه‌حل برای افزایش میزان درآمد در کنار کاهش هدررفت پتانسیل‌های کسب و کار و نیروی انسانی می‌باشد.

حال چه فرقی می‌کند که کسب‌وکار شما چقدر در سال درآمد ایجاد می‌کند؟!

سیستم سازی مناسب کسب‌وکارهایی است که مدیران آنها در هر زمان به دنبال افزایش درآمد و کاهش هدررفت انرژی هستند.

بنابراین هر کسب‌وکاری، صرف‌نظر از اندازه و حوزه فعالیت، برای رشد پایدار و رقابت در بازار نیازمند سیستم‌سازی است.

 

لینک جلسات کوچینگ رهبری سیستم

 

گام اول در اجرای سیستم سازی چیست؟

از آنجا که سیستم سازی کسب و کار یک ابزار توسعه‌ای نوین است که حضورش در جعبه ابزار مدیران حائز اهمیت شده است،

بسیاری بر این باورند که سیستم سازی را می‌توان به صورت تکنیکال آموخت و پیاده‌سازی کرد.

اگرچه باور تکنیکال بودن سیستم سازی اشتباه نیست،

اما باید این نکته را اضافه کرد که برای اجرای اصول سیستم سازی نیاز به یک بستر مناسب برای پیاده‌سازی تکنیک‌ها و اصول سیستم سازی دارید.

بارها در کنار مدیران کسب و کارهای مختلف برای عارضه‌یابی کسب و کار حضور داشته‌ام.

درست است که نتیجه ارزیابی‌ها، عدم وجود یک سیستم بهینه در کسب‌وکارشان بوده است.

اما عامل مهم‌تر از نداشتن یک سیستم بهینه در کسب‌وکارها، عدم حضور بستری مناسب در اجرای فرآیندها و اصول سیستم سازی بوده است.

سیستم سازی بدون داشتن تفکر سیستمی در کسب‌وکارها بی‌نتیجه است.

بنابراین قبل از اینکه میل به پیاده‌سازی اصول سیستم سازی در کسب‌وکارتان داشته باشید، شروع به فراگیری تفکر سیستمی کنید.

تا زمانی که مدیران کسب و کارها مجهز به تفکر سیستمی نشوند، فرهنگ کسب‌وکارها برای روبه‌رویی با عارضه‌های سیستمی تغییر نخواهد کرد.

در چنین شرایطی، پیاده‌سازی سیستم سازی نه‌تنها مؤثر واقع نمی‌شود بلکه خود نیز عارضه‌ای بر عارضه‌های دیگر می‌شود.

پس نخستین گام در اجرای سیستم‌سازی، ایجاد نگرش و فرهنگ سیستمی در مدیر و تیم سازمان است.

عامل اصلی شکست سیستم سازی در کسب وکارها چیست؟

وقتی پای ادبیات توسعه ای به میان می آید بعضی به دنبال معجزه هایی برای افزایش در آمد هستند.

در این سالها بارها با مدیران خسته ای رو به رو شده ام که به گفته خودشان درامدشان متناسب با تلاش هایشان افزایش نیافته است.

اغلب مدیران کسب و کارها با تغییرات روز افزونی که دنیای تکنولوژی در قرن بیست و یکم به همراه اورده است دست و پنجه نرم می کنند.

در شرایطی که مدیران خسته از تغییرات و سود نابرابر هستند بازارهای تبلیغات نیز برای معرفی ابزارهای توسعه ای جدید از جمله کوچینگ، سیستم سازی و … داغ داغ است.

وقتی به یک فرد تشنه نشانی از اقیانوسی با اب شیرین را بدهی انگار از معجزه ای رو نمایی کرده ای. فارغ از اینکه سفر به اقیانوس با پای پیاده و بدون کوله بار امری محال است.

نمی توان به کسب و کاری که تا دیروز برای حل مسائلش حذف و یا جابه جایی پرسنل را در الویت قرار میداده است امروز فرایند نویسی و کنترل سیستمی آموزش داد.

بنابراین اگر به دنبال افزایش درآمد در ازای کمترین پتانسیل هستید قبل از هر چیز به شما تبریک می گویم.

اینکه شرایط فعلی کسب و کارتان را نمی پذیرید و به دنبال بهتر شدن هستید موضوع قابل تقدیری است.

اما یادمان باشد استفاده از ابزارهای توسعه ای معجزه های یک شبه را برای کسب و کار ما فراهم نمی اورند.

سیستم سازی در کسب و کارها با شکست رو به رو می شود، زیرا نه تنها ایمان به تغییر در کسب و کار شکل نگرفته است بلکه بستر تغییر نیز فراهم نیامده است.

بی شک این بستر تغییر ابتدا از افکار شما به عنوان مدیر کسب و کار آغاز می شود و در نهایت در بیخ و بن کسب وکارتان جاری می شود.

شرط اثر بخشی سیستم سازی در کسب و کارها در ایجاد تفکر سیستمی در مدیران و تغییر فرهنگ تفکر در کسب وکار است.

دلایل رایج شکست سیستم‌سازی:

• نبود حمایت قوی مدیریت ارشد

• انتظار معجزه و نداشتن صبر برای نتیجه‌گیری

• عدم آموزش و توانمندسازی تیم‌ها

• نبود شاخص‌های سنجش (KPI) و بازخورد مستمر

• مقاومت فرهنگی در سازمان

برای جلوگیری از شکست سیستم‌سازی، ابتدا باید ایمان به تغییر در سطح مدیریت ایجاد شود،

سپس با آموزش تفکر سیستمی به تیم، از یک زیرسیستم کوچک و قابل اندازه‌گیری شروع کنید و با تعیین KPI و بازخورد مستمر مراحل را بهبود دهید.

اگر مایلید کسب‌وکار شما به‌صورت رایگان بررسی شود و نقاط عارضه‌زای آن شناسایی گردد، می‌توانید از لینک جلسات کوچینگ رهبری سیستم استفاده کنید.

 

لینک جلسات کوچینگ رهبری سیستم

 

برای سیستم سازی کسب و کارمان از کجا باید شروع کنیم؟

به‌عنوان فردی که سال‌ها در جایگاه کوچ مدیران بوده‌ام و امروز به کوچینگ رهبری سیستم مشغول هستم، به شما پیشنهاد می‌دهم سیستم سازی را از نگاه یک ناظر بیرونی آغاز کنید.

درست است که بسیاری از مدیران از خدمات مشاوره‌ای متعدد یا حتی کوچ‌های مستقر در کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند،

اما نکته مهم اینجاست که سیستم‌سازی زاویه دیدی تازه و متفاوت را به شما ارائه می‌دهد.

سیستم‌سازی نیازمند نگاهی همه‌جانبه و بیرونی است؛ نگاهی که بدون درگیر شدن در اصطکاک‌های روزمره سازمان، فرآیندهای اجرایی را از زاویه‌ای بالاتر رصد کند.

این نگاه کمک می‌کند تا از خطای روزمرگی فاصله بگیرید و واقعیت‌های کسب‌وکارتان را دقیق‌تر ببینید.

شروع سیستم‌سازی در کسب‌وکار نیازمند چارچوبی برای نمایش فرآیندهای داخلی است؛ چارچوبی که هم جامع باشد و هم نگاه متفاوتی به ورودی‌ها و خروجی‌های سازمان داشته باشد.

وقتی سیستم و زیرسیستم‌های کسب‌وکار شما به‌طور کامل رصد شوند، می‌توان انتظار داشت که به مرور، ناهماهنگی‌ها کاهش یافته و کنترل فرآیندها بهبود یابد.

در نهایت، برای شروع سیستم‌سازی باید از کل به جزء حرکت کنیم. نه غرق شدن در جزئیات به تنهایی نتیجه‌بخش است و نه کل‌نگری صرف؛

بلکه آنچه نیاز دارید نگاهی ظریف و دقیق است که بتواند مرزها و اولویت‌ها را به‌درستی تشخیص دهد.